Наведено основні відомості про службові документи та їх класифікацію, викладено вимоги до оформлювання кожного з їхніх реквізитів. Подано правила складання й оформлювання організаційно-розпорядчої документації відповідно до чинних державних і міжнародних стандартів та інших нормативних актів. Висвітлено порядок роботи за зверненнями громадян, контролю виконання документів, формування справ. У додатках уміщено зразки оформлювання всіх документів, про які йшлося в теоретичній частині посібника. Для учнів училищ, технікумів, коледжів, студентів, працівників служб документування, державних службовців, управителів, а також широкого читацького загалу. ЗМІСТ Передмова..............................................................................................................3 1 ПІДГОТУВАННЯ ДО СКЛАДАННЯ Й ОФОРМЛЮВАННЯ СЛУЖБОВИХ ДОКУМЕНТІВ............................................................................5 Класифікація службових документів..................................................................5 Формуляр-зразок організаційно-розпорядчих документів...............................8 Вимоги до виготовлення організаційно-розпорядчих документів..................17 Вимоги до виготовлення бланків........................................................................17 Вимоги до оформлювання постійних реквізитів..............................................18 Вимоги до текстів службових документів........................................................26 Вимоги до документів, що їх виготовляють з допомогою друкувальних засобів.........53 Вимоги до оформлювання змінних реквізитів...................................................55 2 СКЛАДАННЯ Й ОФОРМЛЮВАННЯ СЛУЖБОВИХ ДОКУМЕНТІВ…..72 Статути...................................................................................................................72 Положення..............................................................................................................74 Інструкції................................................................................................................75 Правила...................................................................................................................77 Службові листи......................................................................................................78 Листи до іноземних ділових партнерів...............................................................87 Факси....................................................................................................................109 Службові телеграми............................................................................................110 Телефонограми....................................................................................................111 Протоколи............................................................................................................112 Витяги з протоколів............................................................................................117 Звіти......................................................................................................................118 Довідки.................................................................................................................118 Доповідні записки...............................................................................................120 Пояснювальні записки........................................................................................121 Акти......................................................................................................................121 Накази...................................................................................................................123 Витяги з наказів...................................................................................................126 Вказівки..............................................................................................................126 Розпорядження..................................................................................................127 Договори.............................................................................................................128 Договори з господарської діяльності...............................................................128 Трудові договори...............................................................................................130 З ДОКУМЕНТИ ПО ОСОБОВОМУ СКЛАДУ..............................................137 Особові картки працівників..............................................................................138 Заяви....................................................................................................................139 Накази по особовому складу............................................................................141 Характеристики..................................................................................................143 Автобіографії......................................................................................................144 Резюме.................................................................................................................115 Анкети.................................................................................................................146 Виготовлення копій особистих документів, оформлених на трафаретних бланках.................................................................................................................147 Доручення............................................................................................................147 Розписки...............................................................................................................149 Особові справи....................................................................................................149 Трудові книжки...................................................................................................151 Витяг із трудової книжки...................................................................................164 4 ВИГОТОВЛЕННЯ ДОКУМЕНТІВ З ДОПОМОГОЮ ПЕРСОНАЛЬНОГО КОМП'ЮТЕРА....................................................................................................165 5 ПІДГОТУВАННЯ СЛУЖБОВИХ ВІДРЯДЖЕНЬ......................................181 6 ПРИЙМАННЯ, ПОПЕРЕДНІЙ РОЗГЛЯД І РЕЄСТРУВАННЯ СЛУЖБОВИХ ДОКУМЕНТІВ.........................................................................193 7 ОРГАНІЗОВУВАННЯ КОНТРОЛЮ ВИКОНАННЯ ДОКУМЕНТІВ......199 8 РОБОТА ЗА ЗВЕРНЕННЯМИ ГРОМАДЯН...............................................204 9 НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ...........................................................................215 10 ФОРМУВАННЯ Й ОФОРМЛЮВАННЯ СПРАВ......................................220 11 РОБОТА З ДОКУМЕНТАМИ, ЩО МІСТЯТЬ КОМЕРЦІЙНУ ТАЄМНИЦЮ......................................................................................................223 12 РОЗПІЗНАВАННЯ ІСТИННИХ І ПІДРОБЛЕНИХ ДОКУМЕНТІВ........227 ДОДАТКИ............................................................................................................231 1. Зразок бланка службового листа, виготовленого на аркуші паперу формату А4 (розташування реквізитів кутове прапорове) ............................ 232 2. Зразок бланка службового листа, виготовленого на аркуші паперу формату А4 (розташування реквізитів поздовжнє зцентроване)...................233 3. Зразок бланка службового листа, виготовленого на аркуші паперу формату А4 (розташування реквізитів поздовжнє зцентроване; трафаретні позначки для реквізитів 11, 12, 13 - на одному рівні)................................233 4. Зразок двомовного бланка службового листа, виготовленого на аркуші паперу формату А4 (розташування реквізитів кутове прапорове)…..........234 5. Зразок двомовного бланка службового листа, виготовленого на аркуші паперу формату А4 (розташування реквізитів поздовжнє)..........................235 6. Зразок двомовного бланка службового листа, виготовленого на аркуші паперу формату А4 (розташування реквізитів поздовжнє)...........................235 7. Зразок бланка наказу, виготовленого на аркуші паперу формату А4 (розташування реквізитів поздовжнє зцентроване).......................................236 8. Зразок посадового бланка, виготовленого на аркуші паперу формату А4 (розташування реквізитів поздовжнє зцентроване).......................................236 9. Зразок бланка службового листа структурного підрозділу, виготовленого на аркуші паперу формату А4 (розташування реквізитів поздовжнє зцентроване)........................................................................................................237 10. Зразок фірмового бланка комерційного підприємства, виготовленого на аркуші паперу формату А4 (розташування реквізитів поздовжнє зцентроване)........................................................................................................238 11. Зразок статуту товариства з обмеженою відповідальністю (оформлено на чистих аркушах паперу формату А4)................................................................239 12. Зразок положення про структурний підрозділ (оформлено на спеціальному бланку та чистих аркушах паперу формату А4, перший примірник)...........................................................................................................246 13. Зразок інструкції, що регламентує виконання процесу (оформлено на загальному бланку та чистих аркушах паперу формату А4).........................253 14. Зразок посадової інструкції секретаря-референта (оформлено на чистих аркушах паперу формату А4)............................................................................268 15. Зразок правил внутрішнього трудового розпорядку (оформлено на загальному бланку та чистих аркушах паперу формату А4)..........................273 16. Зразок опрацьованого гарантійного листа, надісланого до Росії (оформлено на бланку формату А4)..................................................................279 17. Зразок опрацьованого листа-прохання (оформлено на бланку формату А4).......................................................................................280 18. Зразок опрацьованого листа-запрошення, надісланого до Республіки Білорусь (оформлено на бланку формату А4)……………………………......281 19. Зразок опрацьованого гарантійного листа (оформлено на бланку формату А4)..........282 20. Зразок опрацьованого супровідного листа (оформлено на чистому аркуші паперу формату А5)............................................................................................283 21. Зразок опрацьованого листа-повідомлення (оформлено на бланку, формат А4)...........................................................................................................284 22. Зразок листа-відповіді (оформлено на бланку, формат А4) ………....... 285 23. Зразок ділового листа, надісланого до Великої Британії (класичний варіант оформлювання абзаців тексту, формат А4)……….............................286 24. Зразок листування між іноземними діловими партнерами (сучасний варіант оформлювання абзаців тексту, формат А4)........................................287 25. Зразок опрацьованого факса, одержаного в Росії (оформлено на фірмовому бланку, формат А4).........................................................................288 26. Зразок ініціативної службової телеграми, оформленої на чистому аркуші паперу формату А4.............................................................................................289 27. Зразок службової телеграми-відповіді, оформленої на бланку (формат А5)....290 28. Зразок вихідної телефонограми, оформленої на трафаретному бланку (формат А5)…..291 29. Зразок вихідної телефонограми, оформленої на спеціальному бланку (формат А5)….291 30. Зразок повного протоколу, оформленого на чистих аркушах паперу формату А4......292 31. Зразок довідки службового характеру, оформленої на бланку з кутовим зцентрованим розташуванням постійних реквізитів (формат А5)................293 32. Зразок довідки службового характеру, оформленої на двомовному бланку з поздовжнім розташуванням постійних реквізитів (формат А4)................294 33. Зразок довідки, що підтверджує факт навчання (оформлено на чистому аркуші паперу формату А5).............................................................................295 34. Зразок довідки, що підтверджує факт роботи й розмір заробітної плати (оформлено на чистому аркуші паперу формату А5)....................................295 35. Зразок внутрішньої доповідної записки, оформленої від руки на чистому аркуші паперу формату А4..............................................................................296 36. Зразок пояснювальної записки, оформленої від руки на чистому аркуші паперу формату А4.............................................................................................297 37. Зразок пояснювальної записки, написаної на чистому аркуші паперу формату А4.........................................................................................................298 38. Зразок акта, оформленого на чистих аркушах паперу формату А4......299 39. Зразок наказу з питань основної діяльності, оформленого на чистому аркуші паперу формату А4...............................................................................301 40. Зразок спільного наказу, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України (оформлено на чистих аркушах паперу формату А4)……………………....302 41. Зразок наказу з питань основної діяльності, оформленого на чистих аркушах паперу формату А4...........................................................................306 42. Зразок витягу з наказу, оформленого на чистому аркуші паперу формату А4......................................................................................................................307 43. Зразок тексту розпорядження та додатка до нього (формати А4)..........308 44. Зразок розпорядження, оформленого на спеціальному бланку та чистих аркушах паперу (формати А4)..........................................................310 45. Зразок витягу з розпорядження, оформленого на спеціальному бланку та чистому аркуші паперу (формати А4)...............................................................313 46. Зразок договору про оренду виробничих та службових приміщень (оформлено на чистих аркушах паперу формату А4)......................................315 47. Зразок договору про розрахунково-касове обслуговування (оформлено на чистих аркушах паперу формату А4)................................................................319 48. Зразок договору про спільну діяльність (оформлено на чистих аркушах паперу формату А4)......................................325 49. Зразок договору про оренду житлового приміщення (оформлено на чистих аркушах паперу формату А4)……………………......331 50. Зразок договору про майнову відповідальність (оформлено на чистих аркушах паперу формату А4).............................................................................334 51. Зразок пропонованого трафаретного бланка-схеми трудового контракту (формат А4).........................................................................................................336 52. Зразок трудового контракту між суб'єктом підприємницької діяльності та головним бухгалтером (оформлено на чистих аркушах паперу формату А4)….338 53. Зразок трудової угоди, оформленої на двосторонньому трафаретному бланку (формат А4)............................................................................................359 54. Зразок бланка особової картки працівника (типова форма № П-2, формат А4).......361 55. Зразок заяви про прийняття на роботу, оформленої від руки на чистому аркуші паперу формату А4.............................................................363 56. Зразок заяви про прийняття на роботу, оформленої на трафаретному бланку (формат А4)...............................................................364 57. Зразок заяви про вступ до навчального закладу, оформленої від руки на чистому аркуші паперу формату А4..............................................365 58. Зразок завізованої заяви про переведення на іншу посаду, оформленої від руки на чистому аркуші паперу формату А4…………………………………366 59. Зразок умотивованої заяви про надання чергової відпустки, що оформлюється за списковим графіком (формат А4).................................366 60. Зразок завізованої заяви про надання відпустки без збереження заробітної плати, оформленої від руки на чистому аркуші паперу формату А4.........367 61. Зразок завізованої заяви про звільнення, оформленої від руки на чистому аркуші паперу формату А4............................................................367 62. Зразок заяви про надання навчальної відпустки, оформленої від руки на чистому аркуші паперу формату А4.............................................368 63. Зразок надісланого наказу по особовому складу, оформленого на спеціальному бланку формату А4...............................................................369 64. Зразок зведеного наказу по особовому складу, оформленого на чистих аркушах паперу формату А4.............................................................................370 65. Зразок наказу про звільнення, оформленого на чистому аркуші паперу формату А4.........................................................................................................372 66. Зразок бланка наказу (розпорядження) про прийняття на роботу (типова форма № П-1, формат А4)..................................................................................373 67. Зразок бланка наказу (розпорядження) про надання відпустки (типова форма № П-3, формат А4)..................................................................................374 68. Зразок бланка наказу (розпорядження) про припинення трудового договору (контракту) (типова форма № ІТ-4, формат А4)……………….....375 69. Зразок характеристики, оформленої на чистому аркуші паперу формату А4 (поздовжнє розташування анкетної частини тексту)................................376 70. Зразок характеристики, оформленої на чистому аркуші паперу формату А4 (кутове розташування анкетної частини тексту)......................................377 71. Зразок автобіографії, оформленої на лінійованому бланку (формат А4).........................................................................................................378 72. Зразок резюме, оформленого на чистому аркуші паперу формату А4...379 73. Зразок заповнення бланка заяви-анкети на одержання паспорта громадянина України для виїзду за кордон (формат А4)...............................380 74. Зразок бланка особового листка з обліку кадрів (формат А4)................382 75. Зразок бланка доповнення до особового листка з обліку кадрів (формат А4)....384 76. Зразок бланка особової картки (форма № П-2ДС, формат А4)..............387 77. Зразок бланка додатка 1 до особової картки форми № П-2ДС (формат А4)......391 78. Зразок диплома кваліфікованого робітника.............................................392 79. Зразок копії диплома, оформленої з допомогою друкувального засобу на чистому аркуші паперу формату А4 й належно засвідченої...........................393 80. Зразок свідоцтва про народження..............................................................394 81. Зразок копії свідоцтва про народження, оформленої з допомогою друкувального засобу на чистому аркуші паперу формату А4 й належно засвідченої...........................................................................................................395 82. Зразок службового доручення, оформленого на фірмовому бланку (формат А4)............................................................................................396 83. Зразок бланка доручення (типова форма №