Навчальний посібник з дисципліни "Діловодство" передбачає набуття студентами теоретичних знань та практичних навичок роботи з документами, що зустрічаються в повсякденній практиці фахівців підприємств та організацій різних організаційно-правових форм із застосуванням сучасних засобів оргтехніки. Посібник ознайомлює з класифікацією, систематизацією та правилами створення й оформлення різних видів управлінських документів, порядком роботи з документами, зокрема з тими, які містять комерційну (державну) таємницю. Це видання є практичним посібником з організації сучасного діловодства. Для студентів вищих навчальних закладів, викладачів, діловодів (офіс-менеджерів), керівників фірм та їх структурних підрозділів. ЗМІСТ ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ ЩОДО ОРГАНІЗАЦІЇ ДІЛОВОДСТВА В УСТАНОВІ ....................3 Тема 1. ДОКУМЕНТАЛЬНЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ УПРАВЛІННЯ .....................................................7 1. Роль та місце документальної інформації в управлінні підприємством ....................................7 2. Визначення документа Яиди документів та їх класифікація .....................................................8 3. Документування та документальне забезпечення діяльності підприємства...............................9 4. Система документації та її класифікація .......................................................................................13 5. Документування управлінської діяльності в організації ...........................................................18 Тема 2. ВИКОРИСТАННЯ ПЕОМ У ДОКУМЕНТАЛЬНОМУ ЗАБЕЗПЕЧЕННІ УПРАВЛІННЯ .....................................................................................................22 1. Напрямки використання ПЕОМ у документальному забезпеченні управління. Документування та організація роботи з документами .................................................................22 2. Програми для складання та редагування службових документів .............................................24 3. Системи автоматизації діловодного процесу ..............................................................................25 4. Основні завдання підсистеми .....................................................................................................30 "Управління документообігом" .........................................................................................................30 Тема 3. ОСНОВНІ ВИМОГИ, ЩО ВИСУВАЮТЬСЯ ДО ОФОРМЛЕННЯ ДОКУМЕНТІВ .....39 1. Реквізити документа .......................................................................................................................39 2. Бланк документа ...........................................................................................................................41 3. Датування документів ..................................................................................................................45 4. Адресація документів ...................................................................................................................46 5. Погодження та затвердження документів ..................................................................................47 6. Засвідчення документа ..................................................................................................................49 7. Проходження документа................................................................................................................52 8. Вимоги до тексту документа .......................................................................................................54 9. Позначки щодо наявності додатків ..........................................................................................59 10. Оформлення копій та розмноження документів.........................................................................61 11. Підготовка та оформлення документів до засідання колегіальних органів ............................64 Тема 4. ОФОРМЛЕННЯ ОРГАНІЗАЦІЙНО-РОЗПОРЯДЧОЇ ДОКУМЕНТАЦІЇ ......................68 1. Класифікація організаційно-розпорядчої документації за функціональною ознакою...........68 2. Складання організаційної документації.......................................................................................68 3. Складання розпорядчої документації...........................................................................................72 4. Складання довідково-інформаційної документації.....................................................................81 1. Облік особового складу .............................................................................................................101 2. Порядок ведення особових справ .............................................................................................103 3. Трудові книжки ...........................................................................................................................104 4. Інші облікові документи щодо особового складу.....................................................................106 5. Трудові контракти .........................................................................................................................108 6. Накази з особового складу ........................................................................................................112 7. Особові картки .............................................................................................................................114 8. Особові справи .............................................................................................................................115 9. Складання особистих документів ............................................................................................115 10. Оформлення документів про відрядження .........................................................................120 Тема 6. ОРГАНІЗАЦІЯ РОБОТИ З ДОКУМЕНТАМИ...............................................................123 1. Приймання, розгляд і реєстрація документів..........................................................................123 2. Робота з вихідними документами .........................................................................................135 Тема 7. ОРГАНІЗАЦІЯ ДОКУМЕНТООБІГУ У ПІДПРИЄМСТВІ .......................................139 1. Поняття про документообіг підприємства ...........................................................................139 2. Складання номенклатури та формування справ.....................................................................140 3. Типові строки виконання документів ...................................................................................142 4. Організація контролю за виконанням документів .................................................................144 5. Робота з листами, пропозиціями, заявами та скаргами громадян ......................................147 Тема 8. РОБОТА З ДОКУМЕНТАМИ, ЩО МІСТЯТЬ КОМЕРЦІЙНУ ТАЄМНИЦЮ ПІДПРИЄМСТВА .........................................................................................................................152 1. Поняття про комерційну таємницю та конфеденційну інформацію ..................................152 2. Правове регулювання захисту комерційної таємниці в Україні ...........................................154 3. Умови забезпечення захисту комерційної та конфіденційної інформації ..........................157 4. Відомості, що не становлять комерційної таємниці...............................................................162 Тема 9. ОСНОВНІ ВИМОГИ ДО ОРГАНІЗАЦІЇ СУЧАСНОГО ДІЛОВОДСТВА ................164 1. Організація діловодства в установі .......................................................................................164 2. Структура та функції служби діловодства ..........................................................................166 3. Управління службою діловодства .........................................................................................168 4. Умови праці працівників служби діловодства ......................................................................171 Тема 10. ОПЕРАТИВНЕ ЗБЕРІГАННЯ ДОКУМЕНТІВ ...........................................................176 1. Підготовка справ до наступного зберігання та використання ...........................................176 2. Забезпечення збереження документів ...................................................................................177 3. Експертне оцінювання документів...........................................................................................178 4. Передача справ до архіву .........................................................................................................181 5. Страховий фонд особливо цінних документів ......................................................................185 6. Збереження бланків, печаток та штампів .............................................................................185 7. Вилучення документів ...........................................................................................................186 8. Знищення документів ...............................................................................................................187 СПИСОК ЛІТЕРАТУРИ ..............................................................................................................189 ДОДАТКИ Додаток 1. ТЕСТИ ДЛЯ КОНТРОЛЮ ЗНАНЬ ..........................................................................192 Додаток 2. Контрольні питання для індивідуальної роботи студентів та проведення заліку з курсу "Діловодство" ....................................................................................................................211