Дане видання відкриває серію навчальних посібників з культури діловодства, кожен з яких є самостійним. В даному посібнику комплексно висвітлено питання документаційного забезпечення управління з урахуванням нових тенденцій розвитку діловодства, яке подано як результат розвитку і самовдосконалення цілісної комунікативної системи, як вияв потреби об'єкта управління у вищому рівні впорядкування, як культура операційної управлінської технології. Зібраний матеріал включає як безпосередньо оформлення документів, так і висвітлення діловодного технологічного процесу. Наведено розгорнуті характеристики основних нормативних положень щодо створення документів, велика увага приділена систематизації документації, особливостям документування. Розрахований на фахівців, керівників організацій, працівників діловодних служб, викладачів і слухачів системи підготовки, перепідготовки і підвищення кваліфікації кадрів та всіх, хто прагне до високої культури діловодства. Передмова 12 Модуль 1. ОСОБЛИВОСТІ СТВОРЕННЯ СЛУЖБОВИХДОКУМЕНТІВ 15 1.1. Основи побудови діловодних процесів 15 Значення діловодства в суспільстві 15 Основні поняття діловодства 17 Принципи організації діловодних процесів 23 Нормативна база діловодства . 25 Впровадження в Україні міжнародних стандартів 31 1.2. Форми організації роботи з документами 33 Організаційна побудова служб діловодства 33 Завдання служби діловодства 36 Функції працівників служби діловодства 38 Основні вимоги до керівника служби діловодства,. його права та обов'язки .39 1.3. Документ: основні поняття, властивості, класифікація .................40 Визначення основних понять ; 40 Офіційні документи 43 Службові документи 44 Управлінські документи .45 Архівні документи . 46 Електронні документи …..47 Властивості, ознаки та функції службових документів 48 Уніфікація та стандартизація управлінських документів ... …….51 Класифікація та групування службових документів 53 1.4. Загальні вимоги до оформлення документів …………………56 Правила оформлення документів 56 Принципи визначення формату ………………..57 Особливості виготовлення бланків документів 57 Оформлення сторінок документа 59 Нумерація сторінок (пагінація) .60 Членування та нумерація частин тексту 60 Правила оформлення заголовків та підзаголовків 62 Прийоми виділення окремих частин тексту 64 Оформлення приміток, додатків і підстав до тексту 64 Виготовлення копій документів 65 1.5. Комп'ютеризація діловодних процесів…………………………….66 Суть комп'ютеризації діловодства 66 Вимоги до автоматизації діловодних процесів 67 Вимоги до створення електронних документів 69 Інформаційні технології у діловодстві 71 Побудова електронної канцелярії…………………………………......76 Питання для самоперевірки …………………………………………………77 Перелік додатків до модуля Модуль 2. ОФОРМЛЕННЯ РЕКВІЗИТІВ НА ДОКУМЕНТАХ 1.5. Склад реквізитів документа Визначення поняття "реквізит" 92 Види реквізитів документа 94 1.6. Складання заголовка документа 95 Загальні вимоги до складання заголовка документа 95 Зображення Державного герба України (реквізит 1) 96 Зображення емблеми організації або товарного знака (знака обслуговування) (реквізит 2) 97 Зображення нагород (реквізит 3)…………………………………..98 Код організації (реквізит 4)……………………...…………………98 Код форми документа (реквізит 5) ………………………………..99 Найменування автора (реквізити 6,7,8) ………………..…101 Нанесення довідкових даних про організацію 104 Довідкові дані про організацію (реквізит 9) 104 Визначення назви виду документа Ю5 Назва виду документа (реквізит 10) 105 2.3. Датування та індексування документів 106 Датування службових документів 106 Дата документа (реквізит 11) …………………………………….106 Реєстрування службових документів 108 Реєстраційний індекс документа (реквізит 12) 109 Посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дають відповідь (реквізит 13) …………………………...110 Місце складання або видання документа (реквізит 14)………111 2.4 Адресування та оформлення тексту документа 112 Адресування документа 112 Адресат (реквізит 16) 112 Складання тексту документа 116 Заголовок до тексту документа (реквізит 19) 116 Обмеження доступу до документа 118 Гриф обмеження доступу до документа (реквізиті 5) .... 118 2.5 Погодження та засвідчення документів 119 Внутрішнє та зовнішнє погодження документа 119 Віза документа (реквізит 25) 119 Гриф погодження документа (реквізит 24) 121 Засвідчення документів 123 Підпис (реквізит 23) 123 Гриф затвердження документа (реквізит 17) 125 Відбиток печатки (реквізит 26) 127 2.6 Проставляння відміток на документах 128 Відмітка про надійдення документа до організації (реквізит 31) 128 Відмітка про контроль (реквізит 20) 128 Резолюція (реквізит 18) Відмітка про виконання документа і направлення його до справи (реквізит 29) 132 Відмітка про наявність документа в електроній формі (реквізит 30) 133 Прізвище виконавця і номер його телефону (реквізит 28) 133 Відмітка про засвідчення копії (реквізит 27) 134 Відмітка про наявність додатків (реквізит 22) 135 Запис про державну реєстрацію (реквізит 32) 137 2.7 Особливості використання реквізитів у міжнародному листуванні 137 Заголовок The letterhead) 138 Вказівка на посилання (Тhе reference line) 139 Дата (Тhе date) 139 Адресат (The inside address) 139 Вступне звернення (The salutation) 141 Посилання на зміст листа (The subject line) 141 Основний текст листа (The body of the letter) 141 Заключна фраза ввічливості (The complimentary close)…………143 Питання для самоперевірки 144 Перелік додатків до розділу 144 Модуль 3. СТИЛІСТИКА ДІЛОВОГО МОВЛЕННЯ 158 3.1 Загальні положення щодо написання тексту 159 Особливості офіційно-ділового стилю документів [59 Комунікативні якості тексту документа 162 Основні елементи тексту документа 163 Правила підготовки тексту документа 165 3.2 Класифікація документів за способом викладу матеріалу .... 167 Документи з низьким рівнем стандартизації 167 Документи з високим рівнем стандартизації 169 3.3 Граматична форма ділових документів 171 Вживання іменників та прикметників 172 Складні випадки керування в службових документах [73 Прийменник по в діловому мовленні 174 Абревіатури та графічні скорочення 175 3.4 Синтаксичні конструкції ділових документів, їх особливості ... 177 Вживання ланцюгових зв'язків [77 Специфіка синтаксису [78 3.5 Застосування мовних засобів [79 Термін у діловому мовленні [80 Використання професіоналізмів 182 Причини впровадження суржику 183 3.6 Синоніми та пароніми в діловому мовленні 184 Синонімічний вибір слова 184 Приклади вживання окремих слів з різними значеннями ... ….185 Приклади застосування паронімів 187 3.7. Особливості складання ділових листів 190 Визначення мети листа 190 Складання плану листа 191 Стиль ділового листа 194 Тон листа 194 Типи речень ділового л іста 194 Питання для самоперевірки 195 Модуль 4. СКЛАДАННЯ ДОКУМЕНТІВ ІЗ ЗАГАЛЬНИХ ПИТАНЬ 196 4.1 Розробка нормативно-правових документів 197 Визначення нормативно-правового акта 197 Закони 198 Класифікація законів 199 Підзаконні нормативно-правові акти 201 Підготовка постанов 203 4.2 Підготовка розпорядчих документів 204 Розпорядчі документи - як особлива група організаційно-розпорядчої документації 204 Особливості складання розпорядчих документів 205 Підготовка і оформлення наказів 207 Вимоги до тексту наказів 210 Особливості оформлення спільних наказів 213 Підготовка вказівок .. 215 Прийняття ухвал 215 Підготовка розпоряджень 216 Підготовка рішень 217 Оформлення приписів 218 4.3 Складання організаційних документів 219 Підготовка положень 219 Підготовка статутів 220 Підготовка регламенту 223 Складання інструкцій 223 Складання розкладу 225 Підготовка правил 225 Укладання договорів 226 4.4 Оформлення документів колегіальних органів 227 Особливості документування проведення нарад 227 Складання протоколів 230 Написання стенограм 234 Підготування повідомлень 235 Підготовка запрошень 235 4.5 Створення довідково-інформаційних документів 240 Анкета 240 Анотація 237 Відгук 237 Висновок 237 Графік відпусток 238 Довідка 238 Доповідь 242 Замітка 243 Записка ділова 243 Запрошення 246 Заява 246 Звіт 247 Зведення 247 Наукова (курсова) робота 248 Оголошення ... 248 Огляд 249 План роботи 249 Подання 250 Прес-реліз 251 Пропозиція .... 251 Рецензія 252 Реферат 252 Скарга 253 Список 253 Службовий лист 254 Телеграма 257 Телефонограма 259 Факсограма 260 4.6 Застосування таблиць 260 Таблиця як документ 260 Питання для самоперевірки ……… 263 Перелік додатків до модуля ……………………………………….264 Модуль 5. ОРГАНІЗАЦІЯ РОБОТИ З ДОКУМЕНТАМИ 300 5.1 Загальні засади побудови документообігу ………………………300 Документообіг та система управління 300 Документні потоки в установі 303 Організування раціонального документообігу 305 Впровадження систем електронного документообігу 307 5.2 Долучення документів до документаційної системи 310 Організація долучення документів до систем 310 Технологічні аспекти долучення документів 312 Приймання документів 312 Попередній розгляд документів 314 Реєстрування документів 314 Основи функціонування автоматизованих систем діловодства 319 Технології діловодства та програмні системи його автоматизації 321 Системи автоматизації діловодних процесів 323 5.3 Проходження, опрацювання та відправлення ділової кореспонденції 325 Визначення обсягів документообігу 325 Загальний порядок проходження документації в установі 326 Робота над документами в підрозділах 328 Засвідчення та відправлення кореспонденції 331 Застосування електрон того підпису 333 5.4 Організація контролю за ходом виконання документів 339 Завдання і порядок контролю 339 Строки виконання документів 341 Здійснення контролю за виконанням документів 342 Автоматизована форма контролю 344 Питання для самоперевірки …………………………………………..345 Перелік додатків до модуля …………………………………………..346 Числові значення в таблицях …………………………………………...262 Модуль 6. СИСТЕМАТИЗАЦІЯ ДОКУМЕНТІВ ТА ЇХ ЗБЕРЕЖЕННЯ 6.1 Систематизація документів…………………………………….375 Типова та приблизна номенклатура справ 376 Розробка індивідуальної номенклатури справ .378 Використання переліків типових документів ..............................379 Побудова зведеної номенклатури справ . 381 Оформлення й погодження номенклатури справ 382 Групування у справи документів з паперовими носіями……….385 Особливості формування окремих видів справ 386 Особливості систематизації електронних документів…………388 6.2 Оперативне зберігання документів………….……………….390 Видача документів зі справ …………………………… 391 Зберігання електронних документів …………………………….391 Застосування засобів оргтехніки 393 6.3 Підготовка справ до подальшого зберігання і використання .395 Експертиза цінності документів …………396 Оформлення справ …………………397 Оформлення обкладинки справи ……….393 Складання описів справ…………………………………………….398 Правила передавання справ на зберігання ………………………...400 Контроль за обігом і виконанням документів ……………………402 Особливості переміщення в архів електронних документів 6.4 Особливості архівної роботи …………..405 Вимоги до традиційних архівних приміщень……………………...405 Робота з документами в архівосховищі …………407 Функціонування корпоративних електронних архівів ……………410 Проблеми розвитку електронних архівів …………………………..412 6.5 Робота з листами, пропозиціями, заявами та скаргами громадян 415 Порядок контролю за розглядом письмових та усних звернень громадян Розгляд пропозицій, заяв і скарг …………………………………….417 Особистий прийом громадян ………... 417 6.6. Робота з документами, що містять комерційну таємницю ... .420 Визначення основних понять 420 Умови віднесення інформації до конфіденційної 421 Заходи щодо захисту комерційної таємниці 422 Особливості комерційного діловодства 423 Оперативне зберігання документів із грифом обмеження доступу 424 Передача справ до архіву 425 Питання для самоперевірки 425 Перелік додатків до модуля 426 Використані джерела та література 442 Про автора 457