У підручнику висвітлено основні напрямки діловодства як діяльності з питань документування та організації роботи з документами в процесі управлінської діяльності. Книга адресована студентам, викладачам вищих навчальних закладів, фахівцям діловодної сфери. ЗМІСТ ТЕМА 1. Діловодство як сукупність процесів документування та організації роботи з документами в процесі управлінської діяльності.........................7 1.1. Значення діловодства для забезпечення ефективності та вдосконалення управлінської діяльності..............................................................7 1.2. Діловодство - функція управлінської діяльності...............................9 1.3. Класифікація діловодств..................................................................... 10 ТЕМА 2. Документ - засіб реалізації функцій управлінськоїдіяльності.........13 2.1. Управлінська інформація, її ознаки................................................... 13 2.2. Документ як матеріальний об'єкт з управлінською інформацією.. 14 2.3. Класифікація офіційно-ділових документів................ 15 2.4. З історії документування офіційно-ділових документів в Україні 17 ТЕМА 3. Єдина державна система діловодства...................................................22 3.1. Єдина державна система діловодства як засіб вдосконалення управлінської діяльності.......................................................................................22 3.2. Уніфікована система ОРД, загальні положення................................24 3.3. Документи УСОРД...............................................................................26 3.4. Методичне забезпечення ЄДСД.........................................................27 ТЕМА 4. Організація документообігу....................................................................30 4.1. Документообіг як рух потоків управлінської документації.............30 4.2. Приймання вхідних документів..........................................................33 4.3. Попередній розгляд документів..........................................................35 4.4. Реєстрація документів, загальні положення......................................36 4.5. Реєстрація вхідних, вихідних та внутрішніх документів.................38 4.6. Форми реєстрації документів..............................................................39 4.7. Комп'ютеризована реєстрація документів.........................................40 4.8.Розгляд документів керівниками закладів і структурних підрозділів..............................................................................................................41 4.9. Порядок оброблення та надсилання вихідних документів..............42 ТЕМА 5. Документування управлінської діяльності..........................................46 5.1. Документування управлінської діяльності як сукупність процесів фіксації управлінських дій..................................................................................46 5.2. Склад реквізитів документів..............................................................49 5.3. Вимоги до змісту та розташування реквізитів документів..............51 5.4. Оформлення бланків документів........................................................78 5.5. Підготування та оформлення документів до засідань колегіальних органів....................................................................................................................84 5.6. Підготування документів про відрядження.......................................85 5.7. Вимоги до документів, що виготовляють машинописними засобами................................................................................................................86 5.8. Розмноження документів....................................................................89 5.9. Зберігання, облік та використання печаток, штампів та бланків....90 ТЕМА 6. Організація контролю за виконанням документів.............................99 6.1. Завдання і порядок контролю за виконанням документів...............99 6.2. Терміни виконання документів........................................................ 100 6.3. Здійснення контролю за виконання документів............................ 102 ТЕМА 7. Складання номенклатур і формування справ...................................104 7.1. Номенклатура справ як схема розподілу і групування виконаних документів ..........................................................................................................104 7.2. Номенклатура справ структурного підрозділу............................... 105 7.3. Зведена номенклатура справ установи............................................ 107 7.4. "Перелік типових документів" як основний нормативний документ для визначення термінів зберігання документів..............................................110 7.5. Формування справ..............................................................................112 7.6. Оперативне зберігання документів...................................................115 ТЕМА 8. Робота з документами, що містять конфіденційну інформацію....118 8.1. Конфіденційна інформація................................................................118 8.2. Види конфіденційної інформації......................................................119 8.3. Захист конфіденційної інформації................................................... 120 8.4. Особливості оформлення та реєстрації документів, що містять конфіденційну інформацію............................................................................... 122 8.5. Формування справ документів з грифом "КТ" та їх використання ...............................................................................................................................123 ТЕМА 9. Підготовка справ до зберігання........................................................... 126 9.1. Мета і основні етапи підготовки документів до зберігання і використання...................................................................................................... 126 9.2. Експертиза наукової і практичноїцінності документів................. 127 9.3. Оформлення справ............................................................................ 128 9.4. Складання описів справ структурних підрозділів ........................ 129 9.5. Складання зведених описів справ....................................................131 9.6. Передавання справ до відомчого архіву..........................................132 ТЕМА 10. Організація праці діловодної служби................................................. 136 10.1. Основні завдання і функції діловодної служби........................... 136 10.2. Організаційна побудова діловодної служби............................... 138 10.3. Принципи організації праці діловодного персоналу ..................139 10.4. Загальне керування діловодними службами............................... 140 10.5. Функції керівника діловодної служби...........................................141 10.6. Організація робочого місця секретаря-діловода......................... 143 10.7. Умови праці секретаря-діловода.................................................. 146 10.8. Комп'ютеризоване робоче місце секретаря-діловода... ..............148 ТЕМА 11. Комп'ютеризація діловодних процесів...............................................152 11.1. Основні засади впровадження комп'ютеризації діловодних процесів............................................................................................................... 152 11.2. Історія розвитку систем електронного документообігу ............. 154 11.3. Особливості впровадження електронного діловодства в Україні .....155 11.4. Правові засади впровадження електронного документообігу.... 157 11.5. Електронний документ................................................................... 159 11.6. Організація та користування системами управління електронними документами...................................................................................................... 162 11.7. Основні вимоги до систем електронного документообігу......... 164 11.8. Організація електронного документообігу.................................. 165 11.9. Стандартизація електронного документообігу............................ 170 11.10. Класифікація програмного забезпечення систем управління електронними документами (СУЕД) ...............................................................171 Використана література.........................................................................178 Додатки......................................................................................................187